Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle stellen besondere Anforderungen an Personalmanagement Software. Neben dem Arbeitsfeld des Mitarbeiters, seiner innerbetrieblichen Entwicklung und seiner zeitlichen
Verfügbarkeit, ist eine Einsatzzeit- und Stundenerfassung notwendig, um eine angemessene Abrechnung der geleisteten Arbeitsstunden samt Verwaltung der Urlaubstage darstellen zu können. Nicht zuletzt hat der
Arbeitnehmer Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Entweder als Zwischenbewertung oder im Falle des Ausscheidens aus dem Betrieb.
Die Verwaltung der Human Resources (HR) – der Personalstamm eines Betriebes – stellt verschiedene Leistungsanforderung an eine HR-Software. Zunächst müssen Arbeitsstunden erfasst werden.
Dies kann mittels eines täglich auszufüllenden Stundenzettels geschehen, dessen Angaben händisch in ein Zeiterfassungssystem eingepflegt werden oder elektronisch durch Chip-Karten, ähnlich den früher bekannten Stempelkarten.
Aus diesen Angaben setzt sich die Lohnforderung des Mitarbeiters zusammen. Ebenso fließen Urlaubstage und Fehlzeiten in die Erfassung ein. Besondere Bedeutung kommt der Zeiterfassung in Bereichen zu, die Beschäftigte in Teilzeit
verpflichten oder Zeitarbeit anbieten.
Die Personalverwaltung steht häufig zusätzlich vor der Aufgabe, die Mitarbeiter entsprechend ihrer Verfügbarkeit einzusetzen. Wenn saisonal mehr Beschäftigte notwendig sind, kann eine
Personalverwaltungssoftware den Einsatz koordinieren und warnt auch in dem Fall, in dem sich ganze Abteilungen zeitgleich im Urlaub befinden und somit den betrieblichen Anforderungen nicht mehr nachkommen können.
Hier setzt Personalplanungssoftware ein, die besonders in Unternehmen mit Mitarbeitereinsätzen im Außenbereich von existenzieller Bedeutung ist.
Als Arbeitszeugnis sind für Deutschland zwei Formen bekannt: das einfache und das qualifizierte Arbeitszeugnis. Die vom Gesetzgeber bestimmten Bedingungen an ein Arbeitszeugnis sind anspruchsvoll. So darf es beispielsweise keine
negativen Äußerungen beinhalten und muss der Wahrheit entsprechen. Um der Anforderung an die Formulierung gerecht zu werden, empfiehlt es sich auf Arbeitszeugnis-Generatoren zurückzugreifen. Aus einer Auswahl von vorgefertigten
Textblöcken lässt sich ein individuell gefertigtes Zeugnis zusammenstellen, das den rechtlichen Ansprüchen genügt und lediglich um die persönlichen Angaben des Mitarbeiters erweitert wird.
Personalmanagement Software – Die populärsten Programme
Viele Entwickler von Personalmanagement Software haben sich auf die Bedürfnisse der Unternehmensführung spezialisiert. So kommen aus dem Hause Haufe verschiedene Softwarelösungen, die diese Aufgaben professionell erledigen und
dazu noch netzwerkfähig sind. Auch SAP bietet manche Lösung an. Zusätzlich stammen aus der Open Source-Szene kostenlose Programme, die zumindest in kleinen Unternehmen einen Versuch lohnen. Allerdings sollte man sich bei der
Auswahl anhand von Bewertungen leiten lassen, denn der Personalbereich ist einer der sensibelsten Bereiche eines Betriebes: Fehler, die hier geschehen, werden von den Mitarbeitern als besonders kritisch angesehen. Die Fülle des
Angebotes lässt kaum zu, einen oder mehrere Anbieter von Software im Personalmanagement zu nennen.