Mit dem digitalen Zeitalter ist nicht nur die Ära der schnellen und komfortablen Kommunikation rund um den Globus eingeläutet worden, mit dem digitalen Zeitalter wird zugleich die Ära des papierlosen Büros eröffnet. Wer heute
Dokumente zu versenden hat – vom Vortrag über Angebot und Rechnung bis hin zu Korrekturarbeiten -, der muss nicht mehr stapelweise Papier ausdrucken. Stattdessen gibt es mit dem
PDF, dem
Portable Document Format, ein Format, das den digitalen
Versand von Dokumenten und das Lesen wie Bearbeiten am Computerbildschirm möglich macht. Um dies sicherzustellen, ist es inzwischen möglich,
eine
PDF Software von verschiedenen Anbietern auf seinem Rechner zu installieren.
Mithilfe einer solchen PDF Software lässt sich eine
PDF bearbeiten, mehrere
PDF zusammenfügen und als ein Dokument versenden. Technisch funktioniert die Installation der Software sehr
unkompliziert. Mit wenigen Klicks wird sie in das Betriebssystem integriert. Anschließend imitiert die Software einen angeschlossenen Drucker. Wer als Nutzer künftig ein Dokument ausdrucken will, hat dann zwei Möglichkeiten: Er
kann dies klassisch als Papierausdruck erledigen, oder aber als
PDF-Ausdruck in Auftrag geben. Das jeweilige Dokument, ob Word oder PowerPoint, wandelt sich dann in eine
PDF-Datei um. Der Vorteil
dieses Verfahrens besteht vor allem darin, dass die Dokumente sicher versandt werden können. Während in einer Word-Datei jeder Nutzer arbeiten kann, lassen sich bei einer PDF-Datei Sicherheitsstufen einstellen. So kann
voreingestellt werden, dass selbst das Herauskopieren von Passagen oder das Drucken untersagt wird.
PDF Software - Die populärsten Programme
Inzwischen bieten verschiedene Hersteller eine entsprechende Software an. Zu den gängigsten Programmen gehört
PDF-Creator. Mit ihm können
zahlreiche Formate, selbst Bildformate wie jpg oder tif, in eine PDF-Datei umgewandelt, und anschließend als E-Mail-Anhang versandt werden. Der
AdobeReader und
Foxit Reader
ermöglicht es, PDF öffnen und lesen zu können, ein Erstellen von PDF-Dateien ist mit ihm allerdings nicht möglich. So funktioniert auch der Foxit Reader eines britischen Herstellers, der inzwischen für den deutschen Markt
verfügbar ist. Der
PDF24-Creator verfügt über eine Reihe von Werkzeugen, die ein komfortables Arbeiten in Word und inzwischen sogar
einen Versand der PDF-Datei als Fax ermöglichen. Schließlich bildet
Scan to PDF die Alternative zum Scanner. Alle Geräte mit einer
integrierten Kamera und dem Betriebssystem iOS (Apple) können zum Scannen von Dokumenten und gleichzeitigem Umwandeln in PDF-Formate genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich zusätzliche Arbeitsschritte vermeiden. Wer sich
für eine Software entscheidet, die PDF erstellen und gleichzeitig lesen kann, wird im digitalen Zeitalter schneller und sicherer arbeiten können als je zuvor.