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Serienbrief erstellen und per Email versenden mit Word und Outlook

Um ein und dieselbe E-Mail mit persönlicher Anrede komfortabel an mehrere Adressaten gleichzeitig zu versenden, benötigt man kein besonderes Programm oder spezielles Wissen. Grundkenntnisse in Word, Outlook und Excel reichen völlig dafür aus. In wenigen Schritten erstellst du mithilfe der Serienbrief-Funktion von Word deine E-Mail-Vorlage. Die Empfängerdaten werden von Word fast ganz von allein aus deiner Excel-Empfängerliste übernommen. Wie das alles genau geht – das erfährst du hier Schritt für Schritt.

1. Empfängerliste in Excel anlegen

  • Neues Excel-Dokument öffnen
  • Alle benötigten Informationen wie bspw. Anrede, Name und E-Mail-Adresse in eine Excel-Mappe eintragen; 1 Zeile je Empfänger (mehr bzw. andere Informationen als hier gezeigt sind möglich)
  • Excel-Datei unter einem frei wählbaren Namen speichern

Empfängerliste

2. Serien-Email-Vorlage in Word erstellen

  • Neues Word-Dokument öffnen
  • Im Menü unter “Extras” > “Briefe und Sendungen” > “Seriendruck-Symbol-Leiste einblenden”
  • Datenquelle durch Klick auf entsprechendes Symbol öffnen

Symbol "Datenquelle öffen"

  • Im Menü das zuvor erstellte und gespeicherte Excel-Dokument auswählen
  • Tabelle 1 auswählen

3. Serien-Brief-Datenfelder und Nachrichten-Text einfügen

  • Auf Symbol “Seriendruckfelder einfügen” klicken; die in der Empfängerliste angegebenen Spalten-Überschriften werden automatisch zur Wahl gestellt
  • Gewünschtes Seriendruckfeld anklicken; es wird an der Position des Cursors automatisch ins Word-Dokument eingefügt
  • Vorgang ggfs. wiederholen, bis alle Platzhalter-Felder an der richtigen Stelle im Dokument platziert sind

Seriendruck-Felder in Word

  • Zur Prüfung der Ergebnisse auf das Symbol “Seriendruck-Vorschau” in der Seriendruck-Symbolleiste klicken > alle Seriendruck-Felder werden mit dem ersten Eintrag aus der Empfängerliste ersetzt
  • Mit den Pfeil-Symbolen “Nächster Datensatz” in der Seriendruck-Leiste kann man einfach alle Empfänger durchklicken und sich von der Korrektheit der Ersetzungen überzeugen

4. Fertige Serien-Email versenden

  • Das Symbol “Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben” anklicken > Menü-Fenster öffnet sich
  • Text für den Nachrichten-Betreff ins Feld “Betreffzeile” eintippen
  • E-Mail-Format (Text oder HTML) auswählen
  • Empfänger-Anzahl analog zum bekannten Druckmenü (von/bis) ggfs. beschränken; sonst einfach leer lassen
  • “OK” drücken

  • Das E-Mailing wird automatisch über dein Outlook-Konto an alle Empfänger versendet
  • In den gesendeten Nachrichten im Outlook siehst du die verschickten Serien-Emails
  • FERTIG!



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Autorenprofile: Franziska Hübscher
  • http://www.loadblog.de/software/serienbrief-erstel Wieland

    Serienbrief erstellen und per Email versenden mit Word und Outlook
    Von Franziska | 8. März 2010
    klasse Anleitung! danke!

  • Tristan

    Hallo,

    vielen Dank für die Anleitung. Bei mir hat sich leider folgendes Problem ergeben. Die Mails landen alle Entwurfsordner und nicht im Postausgang. Benutze Office 2011 für Mac. Was muss ich machen, damit sie im Postausgang landen?

    Vielen Dank!

  • Nina Galler

    Eine super Beschreibung, wirklich! Aber kann ich das auch machen, wenn ich eine Datei (zB eine Infomappe) als Anhang dazugeben muss?
    Geht das mit Anhang oder muss ich das alles einzeln per Hand eingeben? Bei 700 Mails hab ich ne Menge zu tun … *Seufz*

  • http://www.fewo-solveig.de Dietmar Frank

    Nach meiner Erfahrung funktioniert das ab Version Office 2002. Die Versionen für Outlook und Word müssen identisch sein. Das geht dann auch direkt aus dem Outlook-Kontaktordner heraus, soweit die benötigten Felder eingepflegt sind. Es bedarf daher nicht unbedingt einer besonderen Excel-Datei.

  • http://www.branchentrendscout.de/geschaftserfolg-tipps-und-tricks/pr-arbeit-einen-medien-verteiler-erstellen/ PR-Arbeit: Einen Medien-Verteiler erstellen | Greven´s Branchen-Trendscout