Die 5 besten Mail-Programme — Kostenlose Alternativen zu Outlook. Teil 3

Im abschließenden Teil dritten Teil unserer Serie wollen wir euch zwei Alternativen zu Outlook vorstellen, die mit dem herkömmlichen Ordner-Prinzip von E-Mail-Programmen brechen und stattdessen auf Schlagwörter setzen. Opera Mail nennt diese Schlagwörter Filter, Google Mail bezeichnet diese Ordnungskriterien als Labels. Außerdem zeigen wir, wie man Google Mail auch als Backup und offline benutzen kann.

Im ersten Teil des Themenspecials haben wir Thunderbird näher beleuchtet, der zweite Part drehte sich um Spicebird und Zoho Mail. Hiermit schließen wir den Überblick über kostenlosen Alternativen zu Outlook ab.

4. Opera Mail – Filter statt Ordner

Direkt in den gleichnamigen Browser eingebunden präsentiert sich das E-Mail-Programm Opera Mail. Der Hersteller betont, dass es damit genau an der Stelle liegt, an der man es braucht. Wie Spicebird versteht sich auch Opera als umfassende Lösung, mit ihr nicht nur im Web surfen könnt, sondern auch E-Mails verwalten, chatten und Newsgroups besuchen.

Opera Mail ist ein voll ausgewachsener E-Mail-Client, der sowohl POP3- als auch IMAP-Konten verwaltet. Beim ersten Aufruf könnt ihr die Serverinformationen und euren Zugang konfigurieren. Die heruntergeladenen E-Mails lassen sich auch offline betrachten, da sie auf der Festplatte gespeichert werden. Opera zeigt Text- und HTML-Mails dar und erlaubt euch natürlich auch, in beiden Formaten zu schreiben.

Für langsame Online-Verbindungen kann Opera Mail auch zunächst nur die Header- Informationen herunterladen, um Bandbreite zu sparen. So seht ihr zwar den Betreff und den Absender, aber nicht die vollständige Mail. Für ein kurzes überfliegen reicht das meist aus und spart bei teuren Handy-Onlineverbindungen bares Geld. Auf Knopfdruck wird die gesamte Mail herunter geladen.

In einem Punkt unterscheidet sich Opera stark von klassischen E-Mail-Programmen: Alle eintreffenden Nachrichten werden in einer einzigen Liste dargestellt – Ordner kennt Opera nicht. Damit nun der Ãœberblick nicht vollends verloren geht, werden im Eingang nur die ungelesenen Nachrichten angezeigt, und in einer zweiten Ebene die bereits gelesenen.

Opera arbeitet anstelle von Ordnern mit Filtern, um Ordnung in den Posteingang zu bringen. Mit Filtern siebt ihr die Mails nach euren Kriterien aus. Ein Filter kann zum Beispiel die E- Mails eines bestimmten Absenders hervorzaubern, oder die Korrespondenz der letzten Woche. Eine E-Mail kann in beliebig vielen Filtern dargestellt werden und wird dabei weder verändert noch kopiert.

Damit die Arbeit mit den Filtern für euch nicht zu aufwändig wird, erzeugt Opera einige davon automatisch. Damit kann man zum Beispiel die aktuellen Korrespondenzen inklusive der eigenen Antwort-E-Mails übersichtlich auflisten. Das ist nach kurzer Eingewöhnungszeit wesentlich praktischer als die klassische Aufteilung in Eingang- und Ausgangsordner. Mailinglisten werden auf Wunsch in einer hierarchischen Auflistung so dargestellt, dass man den unterschiedlichen Diskussionen besser folgen kann.

Der interne Spamfilter ist selbstlernend und kann durch eure Mithilfe immer besser werden. Normalerweise arbeitet er im Hintergrund und sortiert die störenden E-Mails in einen separaten Ordner, den ihr von Zeit zur Zeit löschen solltet. Unerwünschte Mails, die durch den Filter gerutscht sind, markiert ihr einfach als Spam und der Filter wird wieder ein bisschen schlauer.

Neben den Filtern besitzt Opera eine ausgefeilte Suchfunktion. Die Kriterien jedes Suchvorgangs werden gespeichert und sind auf Knopfdruck in der Rubrik “Suchvorgänge” aufrufbar.

Und noch eine Besonderheit macht die Arbeit mit Opera Mail besonders effizient. Der Filter “Dateianhänge” listet alle Nachrichten mit ihren Anhängen auf. Unterkriterien wie Dokumente, Videos, Musik und Bilder helfen bei der Suche nach verloren geglaubten Anhängen.

Eure Outlook-E-Mails lassen sich nur über einen Umweg in Opera Mail importieren. Opera beherrscht nur den Import aus Outlook Express. Es ist daher sinnvoll, die E-Mails von Outlook erst einmal in Outlook Express zu überführen und von da aus in Opera.

Für den Exportvorgang wird Outlook Express gestartet und die Outlook-Mails mit Datei/Importieren/Nachrichten/Outlook eingelesen. In Opera werden die Mails nun über Datei/Importieren/Mail/Outlook Express entgültig importiert. Tritt hierbei die Meldung “leere Mailbox(en) übersprungen” auf, gibt es bei Opera Fansite eine detaillierte Lösung zum Beseitigen dieses Problems.

Opera Mail hat mit Sicherheit eines der ungewöhnlichsten Konzept zur E-Mail-Verwaltung, doch die Filterfunktion ist deutlich mächtiger als die üblichen Ordner.

Kostenloser Download Opera (Browser mit integriertem Mailprogramm)

5. Google Mail

Googles Webapplikation für E-Mails besitzt eine große Benutzergemeinde – das liegt auch am großen Speicher, den Google für jeden Nutzer kostenlos für seine E-Mails und Daten bereitstellt. Mittlerweile sind es über sieben GByte. Das bedeutet für viele Nutzer, dass sie nie mehr eine E-Mail aus Platzgründen löschen müssen. Wer noch mehr Speicher braucht, muss zahlen – 200 GByte kosten pro Jahr zum Beispiel 50 US-Dollar.

Die gute Spam-Filterung von Google Mail sorgt für ein einigermaßen ordentliches Postfach. Durchgerutschte Spams könnt ihr markieren und in den Filter aufnehmen. Wer will, kann Google Mail auch über einen regulären E-Mail-Client abrufen. Dafür stehen die Protokolle IMAP und POP3 zur Verfügung, die ihr in den Einstellungen auswählen könnt. Dort findet ihr auch die notwendigen Server-Daten für euer E-Mail-Programm.

Wer Google Mail lieber über den Webbrowser benutzen will, findet ein Interface vor, das sowohl auf allen handelsüblichen Browsern als auch auf Mobilgeräten wie dem iPhone funktioniert.

Ordner ad̩ РGoogle setzt auf Labels

Wie Opera besitzt auch Google Mail keine Ordner. Um eure E-Mails zu sortieren, werden Labels verwendet. Diese Verschlagwortung hilft, den Überblick zu behalten und die Mails und Konversationen nach mehr als einem Kriterium zu sortieren. Mit Ordnern wäre das nicht möglich. Einige Label wie Arbeit, Belege, Privat und Reisen hat Google bereits vordefiniert. Diese Liste könnt ihr beliebig ausweiten.

Darüber hinaus arbeitet Google Mail mit Filtern. Sie erleichtern euch durch Automatisierungsregeln das Leben. Ihr könnt damit die Nachrichten zum Beispiel automatisch mit Labeln versehen, optisch hervorheben oder an eine andere E-Mail-Adresse weiterleiten.

Damit trotz aller Filter und Label eurer Postfach nicht zu einer unendlichen Liste wird, hat Google die Funktion “archivieren” erfunden. Damit werden die markierten Nachrichten aus dem Posteingang entfernt. Gelöscht werden sie natürlich nicht, sie verschwinden nur aus der Liste. Mit der Schaltfläche “Auswählen: Alle” werden auch die archivierten Mails angezeigt.

Ein großer Pluspunkt von Google Mail ist dessen ausführliche Suche. Hier setzt Google sein ganzes Know-how ein. Der gesamte Nachrichtentext aber auch einzelne Felder wie Absender, Label und der Betreff können mit einer leicht verständlichen Maske durchsucht werden.

Google Mail als Backup für eure E-Mails

Ihr könnt euch beliebig viele E-Mail-Adressen bei Google holen. Ihr braucht für jedes Konto nur eine neue, sekundäre E-Mail-Adresse, damit Google dort die Bestätigungsmail für die Kontoeröffnung oder auch ein vergessenes Passwort hinschicken kann. Mehrere E-Mail-Konten bei Google sorgen nicht nur für mehr Speicherplatz, sondern können auch als Backup für eure E-Mails dienen. So macht Google Mail auch für diejenigen Sinn, die gar keinen Webmailer oder eine weitere E-Mail-Adresse benötigen.

Um zum Beispiel von Outlook E-Mails zu Google Mail zu exportieren, müsst ihr ein zweites Konto in Outlook einrichten, das über IMAP mit Google Mail verbunden wird. Die genaue Konfigurationsanleitung hat Google für diverse E-Mail-Programme veröffentlicht.

Nun zieht ihr die E-Mails aus dem zu sichernden E-Mail-Konto in das IMAP-Konto von Google Mail. Eurer E-Mail-Programm lädt die Mails jetzt automatisch zu Google hoch. Nehmt nicht alle E-Mails auf einmal, sondern geht schrittweise vor, denn Google Mail ist relativ langsam. Für den Export von vielen Mails sollte man sich etwas Zeit nehmen. Die Ordnerbezeichnungen importiert Google als Labels. So bleibt auch eure Ordnung bestehen.

Offline arbeiten mit Google Mail

Für die Weboberfläche von Google Mail benötigt ihr normalerweise einen Internetzugang. Doch es geht zeitweise auch ohne Onlineverbindung. Dazu müsst ihr Gears von Google auf eurem System installieren und in den Einstellungen unter “Labs” die Funktion “Offline” aktivieren und diese Funktion im Menü von Google Mail anklicken.

Download Gears

Universalübersetzer

Ebenfalls in den Labs-Einstellungen befindet sich die Funktion “Ãœbersetzung der Nachricht”. Ist diese Option aktiviert, wird in E-Mails rechts die Schaltfläche “Konversation übersetzen” eingeblendet. Sie übersetzt euch fremdsprachliche E-Mails.

Google Mail ist eines der ausgereiftesten Online-E-Mail-Programme. Der Verzicht auf Ordner macht es Umsteigern zunächst etwas schwer, sich in der neuen Welt zurecht zu finden. Der enorme Speicherplatz, den Google euch kostenlos zur Verfügung stellt, macht das jedoch wieder wett. Die meisten Nutzer werden nie wieder eine E-Mail löschen müssen. Mit Labels, Filter und die ausgefeilte Suchfunktion haltet ihr die E-Mail-Flut in Schach.

Hier geht’s zu Google Mail

Themenspecial: Die 5 besten Outlook-Alternativen

Teil 1: Thunderbird
Teil 2: Spicebird und Zoho Mail
Teil 3: Opera Mail und Google Mail