Office OneNote

Office OneNote ist ein integrierter Bestandteil von Microsoft Office System, der Ihnen das effizientere und effektivere Sammeln, Verwalten, Suchen und Freigeben von Informationen ermöglicht. Dank leistungsstarker Suchmöglichkeiten können Sie Informationen sogar in Text innerhalb von Bildern oder in gesprochener Sprache in Audio- und Videoaufnahmen finden. Mit den einfach zu verwendenden Tools für die Zusammenarbeit können Teams online oder offline zusammenarbeiten und dabei alle diese Informationen in freigegebenen Notizbüchern nutzen.

Da so viele Informationen bei Ihnen eingehen, und dies in so vielen unterschiedlichen Formaten, benötigen Sie einen einzigen Ort, an dem Sie sie alle aufbewahren können, und ein Tool, das flexibel genug ist, um alle diese Daten aufzuzeichnen. Andernfalls gehen Informationen, die für bessere Entscheidungen oder eine erhöhte Effizienz verwendet werden könnten, verloren oder sind schwer zu finden.

Notizen auf Papier zu machen und später in den Computer einzugeben kann zeitaufwändig und schwierig sein. Notizbücher aus Papier gehen verloren, sind nicht leicht für andere Personen freizugeben und ermöglichen auch nur die Aufzeichnung einer einzigen Art von Informationen: handschriftliche Notizen. Da die meisten Personen keine Möglichkeit haben, unstrukturierte Informationen digital aufzuzeichnen, drucken sie häufig die Ergebnisse ihrer Webrecherchen aus, speichern Informationen in Dateiordnern oder legen sie auf dem Schreibtisch ab, wo sie später schwer zu finden und von außerhalb des Büros gar nicht zugänglich sind. Informationen für andere Personen freizugeben, kann ebenfalls schwierig sein: Viele Benutzer verwenden standardmäßig E-Mail für die Freigabe von von Dateien und den Austausch von Informationen, und um ihre Absichten zu erkennen, ist es oft notwendig, lange E-Mail-Threads zu lesen.

Office OneNote bietet Ihnen einen Lösung. Mit diesem flexiblen Softwareprogramm können Sie praktisch jede Art von Information an einem einzigen Ort sammeln. Da die Informationen somit unmittelbar verfügbar sind, können Sie sich besser vorbereiten und bessere Entscheidungen treffen.

• Bewahren Sie alle Ihre Informationen an einem einzigen Ort auf, einschließlich handschriftlicher Notizen, Bildern, Dokumenten, Dateien aus anderen Microsoft Office System-Programmen sowie Rich Media, und verwalten Sie sie auf die für Sie am besten geeignete Art.
• Schützen Sie geistiges Eigentum, und kümmern Sie sich nicht um das Speichern früherer Versionen oder um das Erstellen von Sicherungen Ihrer Informationen – Office OneNote erledigt dies automatisch.
• Geben Sie Ihre Besprechungsnotizen in Office OneNote ein, um ein dynamisches Repository von Gruppenentscheidungen und Brainstormingsitzungen zu erstellen, das mehr Kontinuität und Kontext für nachfolgende Besprechungen bereitstellt.
• Erfassen Sie alle Details von Kundenanrufen und -besprechungen, indem Sie über die Tastatur eingegebene oder handgeschriebene Notizen mit Audio- und Videoaufnahmen von Office OneNote synchronisieren.
• Sammeln Sie Informationen auf Ihren Geräten unter Microsoft Windows Mobile (z. B. Notizen, Aufnahmen und Bilder), und übertragen Sie sie in Office OneNote.
• Nutzen Sie die Export-APIs (Anwendungsprogrammierschnittstellen) von Office OneNote, um in OneNote gesammelte Informationen ganz einfach auf die Unternehmenssysteme Ihrer Firma zu übertragen – vermeiden Sie die Fehler und die Zeitverschwendung, die durch das erneute Eingeben der gleichen Informationen in unterschiedlichen Systemen entstehen.
• Sie können auch Informationen aus anderen Programmen von Microsoft Office System kopieren oder drucken sowie Informationen in diese Programme einfügen, einschließlich Word, Excel, Outlook und PowerPoint.
• Mit den Zeichentools und den Tabellen von Office OneNote können Sie Informationen leicht ordnen und verwalten sowie Anmerkungen hinzufügen.

Die Suche nach Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen, kann viel Zeit kosten. Die Suche nach Informationen in Notizen auf Papier, Dateiordnern, Computerdateien oder Netzwerkfreigaben kostet wertvolle Arbeitszeit, in der Sie sonst etwas Positives für Ihre Firma tun könnten. Zeit, die mit Suchen verbracht wird, ist keine produktive Arbeitszeit.

Mit Office OneNote können Sie Informationen schnell und leicht finden. Mit Office OneNote müssen Sie nicht mehr raten und grübeln, wo Sie kritische Informationen abgelegt haben, da sich alles im selben Programm befindet. Sie müssen sich nicht mehr durch Dateiordner klicken und die Seiten von Papiernotizbüchern durchsehen, um die gesuchten Informationen zu finden. Dank leistungsstarker Suchfeatures können Sie Informationen schnell finden.

Mit Office OneNote können Sie außerdem neue Inhaltstypen durchsuchen, wie z. B. Text in eingescannten Dokumenten oder Bildern sowie gesprochene Sprache in Audio- und Videoaufnahmen. Dank dieses leichteren Zugriffs auf die Fakten können Sie und die anderen Mitglieder Ihres Teams bessere Entscheidungen treffen.

• Suchen und finden Sie Schlüsselwörter schnell in Text, in Bildern und in Audioaufnahmen, die mit Office OneNote erstellt wurden.
• Zeigen Sie die Suchergebnisse in einem zusammenfassenden Aufgabenbereich mit Hyperlinks an. Mit einem Mausklick gelangen Sie zu relevanten Ergebnissen.
• Zeigen Sie alle geöffneten Notizbücher zugleich an, verwenden Sie die Drag-and-Drop-Funktionalität, um Ihre Notizen ganz einfach anzuordnen oder neu anzuordnen, und fügen Sie Hyperlinks zu anderen Notizbuchseiten hinzu, um relevante Inhalte schnell zu finden.
• Verwalten Sie Aufgaben ganz einfach mit der bidirektionalen Synchronisierung zwischen Office OneNote und Microsoft Office Outlook 2003 sowie.
• Verknüpfen Sie Notizen und andere Informationen mit spezifischen Kontakten in Office Outlook oder Outlook 2003, um Besprechungen besser vorbereiten und Informationen leicht abrufen zu können.
• Markieren Sie Notizen mit Notizkennzeichen. Dabei handelt es sich um visuell aussagekräftige Symbole, mit denen Sie leichter zu Erinnerungen, zu Hinweisen über Unerledigtes und anderen Aufgaben zurückkehren können.

Wenn Teammitglieder von unterschiedlichen Orten aus und an mehreren Projekten arbeiten, kann die Kommunikation, Koordination und Informationsfreigabe eine Herausforderung für die Effektivität und Produktivität der Gruppe darstellen. Teams verwenden oft nur E-Mail-Nachrichten, um Dateien und Informationen für andere Personen freizugeben. Dies führt zu Problemen bei der Versionsverwaltung von Dateien und zu riesigen E-Mail-Posteingängen. Es ist schwer, Aufgaben, Agendas und Probleme, die in statischen Dokumenten oder Dokumentverwaltungssystemen gespeichert sind, zu aktualisieren, nachzuverfolgen und auf sie zuzugreifen. So wird verhindert, dass mehrere Personen zugleich mit denselben Informationen arbeiten. Wenn jede Person Informationen einzeln speichert und nachverfolgt, können schwerlich alle Beteiligten mit derselben Seite arbeiten.

Mit Office OneNote können Benutzer besser zusammenarbeiten, da sie nicht durch isolierte Informationen auf Papier, in Dateiordnern oder auf dem Computer einer einzelnen Person behindert werden. Gruppen können ganz einfach Informationen freigeben, produktiver arbeiten sowie Projekte, Probleme und Ziele effektiver nachverfolgen.

• Arbeiten Sie zusammen mithilfe freigegebener Notizbücher – online oder offline. Office OneNote verwaltet Änderungen, die am selben Notizbuch vorgenommen werden, so dass Sie selbst keine Versionen nachverfolgen und keine Änderungen hochladen müssen.
• Erstellen Sie eine Teamwissensdatenbank, über die alle Benutzer auf dieselben Informationen zugreifen können, damit neue Teammitglieder schnell mit voller Geschwindigkeit arbeiten können, und um doppelte Arbeit zu vermeiden.
• Geben Sie Notizen auch für Benutzer ohne Office OneNote frei, indem Sie ihnen Dateien im HTML-Format in E-Mail-Nachrichten senden oder Dokumente von OneNote auf Internet- oder Intranetsites veröffentlichen.
• Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Informationen. Legen Sie fest, welche Notizbücher Sie für Ihre Teamkollegen freigeben möchten und welche privat sein sollen, und schützen Sie Ihre Daten durch Kennwörter.
• Verwenden Sie Office OneNote als gemeinsames digitales Whiteboard, mit dem virtuelle Teams in Echtzeit zusammenarbeiten können, indem sie denselben Satz von Notizen anzeigen und bearbeiten.